- 1 -
TAHAPAN KONSOLIDASI
Sebelum melakukan Pengadaan Barang dan Jasa, maka perlu untuk
dilakukan perencanaan. Perencanaan Konsolidasi pengadaan secara umum
terbagi menjadi tahap identifikasi kebutuhan, analisa pasar pelaku usaha,
pengelompokan barang/jasa dan strategi pengadaan. Untuk menjelaskan
mengenai tahapan perencanaan konsolidasi secara umum, dapat dilihat pada
gambar berikut:
A.
Identifikasi Kebutuhan
Langkah pertama yang perlu dilakukan oleh PA/KPA/PPK/UKPBJ dalam
pelaksanaan konsolidasi pengadaan yaitu melakukan identifikasi kebutuhan
barang/jasa. Hal ini dilakukan bersama-sama dengan pengguna barang/jasa.
Identifikasi kebutuhan meliputi beberapa hal sebagai berikut:
1.
Melakukan Analisa Belanja
Analisa belanja dilakukan untuk mengetahui:
a.
Lingkup pekerjaan dan kualitas barang/jasa
Lingkup pekerjaan mencakup rincian dan penjelasan pengadaan
barang/jasa yang dibutuhkan. Persyaratan dan jenis barang/jasa diuraikan
secara mendetail. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan-kesalahan
dalam pemenuhan kebutuhan barang/jasa oleh pelaku usaha. Batasan
lingkup pekerjaan diidentifikasi dengan baik. Tanggung jawab organisasi
dan pelaku usaha diuraikan dengan jelas. Pelaku usaha melaksanakan
pekerjaan sesuai yang dipersyaratkan. Selanjutnya kualitas barang/jasa
yang dibutuhkan didefinisikan dengan tepat dalam spesifikasi, sehingga
pelaku usaha dapat mengetahui dengan baik jenis barang/jasa yang
dibutuhkan, untuk mendukung rencana dan tujuan organisasi.
b.
Jumlah dan nilai belanja
Analisa dilakukan terhadap jumlah dan nilai belanja yang akan dibelanjakan
oleh masing-masing unit. Hal ini dilakukan untuk memudahkan terjadinya
kesepakatan antar unit dalam melakukan konsolidasi pengadaan
barang/jasa pada perumusan RUP. Analisa jumlah dan nilai belanja, dapat
mengacu pada pengadaan barang/jasa yang pernah dilakukan di tahun
sebelumnya.
c.
Nilai rata-rata belanja
Analisa nilai rata-rata belanja, bertujuan untuk mengetahui harga
barang/jasa yang wajar. Harga wajar adalah harga yang tidak terlalu
tinggi/rendah. Analisa tersebut dapat digunakan untuk pengelompokan
kriteria belanja sehingga memberikan keuntungan dalam proses pengadaan.
Identifikasi
Kebutuhan
Analisis Pasar
Pelaku Usaha
Pengelompokan
Baran/Jasa
Strategi
Pengadaan
Barang/Jasa
Gambar 1 -
Tahap Perencanaan Konsolidasi
- 2 -
d.
Rentang waktu belanja
Analisis terhadap rentang belanja berguna untuk mengetahui waktu
pengadaan dan kapan masing-masing unit/bagian akan menggunakan
barang/jasa tersebut. Dengan mengetahui kapan waktu pengadaan
dibutuhkan, akan memudahkan terjadinya konsolidasi pengadaan
barang/jasa.
e.
Sebaran belanja
Analisis sebaran belanja diperlukan untuk mengetahui unit yang
membutuhkan pengadaan. Hal ini akan menghindari penumpukan
pengadaan pada satu unit organisasi. Disamping itu analisis sebaran
belanja juga dapat mengefektifkan penyerapan anggaran belanja
pengadaan. Dengan mengetahui sebaran belanja, akan memberikan
gambaran mengenai kebutuhan barang/jasa setiap unit dalam organisasi.
f.
Risiko belanja
Setiap pengadaan barang/jasa memiliki risiko yang berhubungan dengan
penggunaan barang/jasa tersebut. Dalam tahapan ini, perlu diidentifikasi
risiko-risiko yang dapat berpengaruh pada kelangsungan pengadaan
barang/jasa yang bersangkutan. Penentuan kebutuhan barang/jasa, harus
mencakup langkah- langkah kontijensi yang diperlukan. Dengan demikian
risiko-risiko tersebut dapat dimitigasi dan kelangsungan pengadaan dapat
dipastikan.
g.
Histori harga dan perkiraan perubahan harga
Perlu dicermati data perubahan harga dari pengalaman atau data HPS
terhadap harga yang cenderung berfluktuasi (naik-turun secara tajam).
Terhadap harga yang cenderung naik secara terus menerus, maka tidak
disarankan untuk dilakukan konsolidasi pengadaan. Hal ini mengingat
konsolidasi menggunakan kontrak harga satuan (harga satuan yang
cenderung tetap). Namun bila ada suatu perubahan harga yang cenderung
berpola, maka dapat dilakukan konsolidasi pengadaan dengan dibuat dua
kontrak berdasar waktu (contoh: ada pola harga saat bulan hari raya dengan
harga bulan non hari raya).
h.
Batasan Waktu
Untuk harga yang cenderung berubah tajam, tidak disarankan untuk
melakukan konsolidasi lebih dari satu tahun. Sedangkan untuk harga yang
cenderung sama atau dapat dibuat penyesuaian harga, dapat dibuat paket
konsolidasi. Kontrak hasil konsolidasi dapat dilaksanakan dalam waktu lebih
dari satu tahun, dengan batasan paling lama tiga tahun.
2.
Melakukan pengelompokan barang/jasa sejenis
Jenis kebutuhan barang/jasa yang telah ditetapkan berdasarkan hasil analisa
belanja, kemudian dikelompokan dalam paket-paket sejenis. Tujuan dari
pengelompokan adalah untuk memudahkan menjumlah atau
mengelompokan barang/jasa, sehingga menjadi satu group paket yang lebih
besar. Hal ini untuk menghindari terjadinya duplikasi pengadaan barang/jasa.
Selain hal tersebut di atas, dalam identifikasi kebutuhan perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1.
Prinsip efisien dan efektif dalam Pengadaan Barang/Jasa;
2.
Aspek pengadaan berkelanjutan;
- 3 -
3.
Penilaian prioritas kebutuhan;
4.
Barang/jasa pada katalog elektronik;
5.
Barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.
B.
Analisa Pasar Pelaku usaha
Setelah kebutuhan pengadaan barang/jasa dapat teridentifikasi dengan
baik, langkah selanjutnya PPK/UKPBJ melakukan analisa pasar pelaku usaha. Hal
tersebut dilakukan terhadap pelaku usaha potensial. PPK/UKPBJ melakukan
analisa pasar untuk memahami perilaku dan kondisi pasar calon penyedia dan
komoditas yang akan dibelinya.
Analisis pasar pelaku usaha merupakan tahapan mengenali calon penyedia
dan pasarnya. Berdasarkan survei (
research
) ke pelaku usaha maka dapat
diketahui kemampuan, kapasitas, proses bisnis, posisi tawar penyedia dan rantai
pasok calon penyedia dalam memenuhi kebutuhan pengadaan barang/jasa
Pemerintah.
Analisa pasar pelaku usaha bertujuan untuk menumbuhkan tingkat kompetisi
yang sehat dan melihat kompetensi teknis pelaku usaha, di antara pelaku usaha
pada komoditas tersebut. Untuk tujuan tersebut, maka langkah pertama yang
harus dilakukan adalah memastikan adanya sejumlah pelaku usaha yang mampu
secara teknis dan tertarik dengan paket pengadaan yang akan dibuat.
Untuk memastikan analisa pasar, pelaku usaha dapat menangkap gambaran
utuh pasar. Terdapat beberapa parameter yang dapat digunakan untuk analisa
pasar, antara lain:
1.
Kualifikasi dan/atau legalitas perijinan usaha Pelaku Usaha;
2.
Klasifikasi Pelaku Usaha (kecil atau non-kecil);
3.
Jumlah pelaku usaha yang mampu memenuhi kebutuhan
barang/jasa yang diminta;
4.
Proses bisnis atau rantai pasok yang lazim dilakukan, pada bidang usaha
dimaksud;
5.
Kapasitas/kemampuan produksi Pelaku Usaha;
6.
Rentang waktu yang dibutuhkan untuk berproduksi;
7.
Uraian kualitas atau spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, misalnya
dimensi, garansi, sertifikasi, yang tidak mengarah pada merek tertentu;
8.
Jumlah barang/jasa yang tersedia di pasaran;
9.
Harga pasaran, historical data mengenai trend harga dan komponen
pembentukan harga barang/jasa, misalnya biaya instalasi, biaya pengiriman,
biaya pelatihan, pajak, dan biaya pendukung lainnya.
Dengan dilakukannya analisa pasar pelaku usaha, maka akan diketahui
jumlah ketersediaan pelaku usaha yang mampu memenuhi kebutuhan pengadaan
barang/jasa. Jika ketersediaan barang/jasa di pasar yang mampu memenuhi nilai
pengadaan semakin banyak, dan kompetisi antar pelaku usaha terbentuk semakin
sempurna, maka risiko terhadap pencapaian pengadaan semakin kecil. Namun
jika jumlah ketersediaan barang/jasa semakin sedikit atau sulit ditemukan,
sedangkan nilai pengadaan yang dibutuhkan semakin besar, maka risiko terhadap
pencapaian tujuan pengadaan semakin tinggi.
- 4 -
Perencanaan
Pengadaan
Persiapan Pengadaan
Website resmi Pelaku
Usaha
Metode Survei
Search by internet
(Mencari data di
Internet)
Resmi
Toko Daring
Kunjungan penyedia
secara luring
Tidak Resmi
Undangan penyedia
minimal 2 Merek
Berbagai macam metode survei, dapat dilakukan dengan berbagai alternatif,
antara lain:
Implementasi analisa pelaku usaha ini, dapat dilakukan dengan
m
e
la
k
u
kan
Re
q
u
e
s
t
f
o
r
I
nf
orm
a
t
i
o
n
(
RF
I
)
.
M
e
t
o
d
e
in
i
d
a
p
a
t
d
ila
k
u
kan
terhadap:
1.
Principal/pabrikan;
2.
Agen/distributor; dan/atau
3.
Pelaku usaha potensial.
Kegiatan ini sebaiknya dilakukan terhadap minimal dua sumber informasi
yang berbeda, untuk kemudian dilakukan rekapitulasi dalam dokumen spesifikasi
teknis dan perkiraan harga. Tidak semua pengadaan barang/jasa sesuai dengan
metode RFI. Metode ini relevan digunakan untuk:
1.
Pengadaan barang impor yang ketersediaan barangnya tidak tersedia di
Indonesia;
2.
Pengadaan alat berteknologi tinggi;
3.
Pengadaan peralatan yang di desain khusus;
4.
Pengadaan perangkat sistem yang memiliki banyak komponen;
5.
Pengadaan barang/jasa yang memiliki rantai pasok yang sangat terbatas;
dan/atau
6.
Pengadaan barang/jasa yang memiliki sedikit pembeli dan sedikit penjual.
Dokumen RFI setidaknya berisi antara lain:
1.
Surat pengantar;
2.
Pendahuluan;
3.
Tujuan;
4.
Latar belakang;
5.
Ruang lingkup;
6.
Informasi paket pengadaan;
7.
Pertanyaan;
8.
Tanggapan;
9.
RFI #1: Spesifikasi Kinerja dan Teknis Pelayanan/ Pemeliharaan;
10.
RFI #2: Spesifikasi Teknis Produk/Suku Cadang;
11.
RFI #3: Informasi Harga; dan
12.
Penutup.
- 5 -
Pendekatan
merek
Pendekatan
market share
Survei daring
Tetapkan 2 – 5
pilihan
merek/tipe
Atau minta
pendapat ahli
Pencarian
reviu produk
dari website
Analisa pasar dapat dilakukan dengan pendekatan merek dan
market share
.
Pendekatan survei daring ini dilakukan dengan cara mencari informasi merek-
merek barang terbaik dan/atau terlaris (lebih dari 1 merek), misalnya 2 sampai 5
merek terbaik dari berbagai macam konten-konten ulasan/reviu pada internet.
Ulasan-ulasan analisa pasar tersebut dapat diperoleh antara lain melalui:
1.
Website spesialis reviu barang/jasa, baik official reviuwer website atau
website perorangan dengan banyak
follower,
dalam negeri dan/atau luar
negeri
2.
Konten-konten media sosial seperti youtube, khususnya yang memiliki
banyak
follower
dan/atau akun terverifikasi youtube, dalam negeri dan/atau
luar negeri.
Pendekatan merek dan
market share,
diyakini akan lebih mendapatkan
hasil keputusan yang lebih
value for money,
terhadap kualitas barang/jasa dengan
tetap menciptakan kompetisi di pasar, terhadap batasan kualitas yang ditentukan
oleh pembeli.
Gambar Pendekatan Merek dan Market Share
Tujuan akhir dari pendekatan ini adalah untuk menentukan 2 sampai 5
produk, untuk dapat diakomodir parameter teknisnya ke dalam dokumen
spesifikasi teknis/KAK. Selanjutnya produk tersebut dikompetisikan di pasar,
dengan berbagai metode pemilihan yang ditetapkan kemudian. Secara
keseluruhan penentuan ini harus mengutamakan kebutuhan, bukan keinginan.
Misalnya komputer apabila hanya keperluan administrasi, tidak perlu
menentukan spesifikasi yang memiliki parameter grafis tinggi, yang digunakan
untuk pengolahan video. Spesifikasi berpengaruh terhadap penentuan parameter
teknis sesuai kebutuhan, yang dituangkan pada formulir identifikasi kebutuhan.
Tujuan lainnya dari analisa pasar ini adalah untuk menentukan
indikator
kinerja
suatu barang/jasa. Bentuk indikator kinerja yang di survei antara lain
adalah:
1.
Bentuk-bentuk garansi yang melekat pada barang/jasa;
2.
Metode uji mutu barang/jasa, untuk dijadikan standar uji mutu, dan
dituangkan pada dokumen spesifikasi teknis, pada bagian spesifikasi kinerja;
dan/atau
3.
Metode pelaporan kinerja berupa laporan berkala, yang dapat dilakukan
secara visual (foto dan video) untuk pekerjaan jasa.
Dengan mendapatkan informasi indikator kinerja, dapat meningkatkan
value
for money
dari setiap barang/jasa yang akan direncanakan, untuk dilakukan
pengadaan barang/jasa dan konsolidasinya.
- 6 -
RENDAH
Nilai Pengadaan
TINGGI
C.
Pengelompokan Barang/Jasa
Setelah melakukan identifikasi kebutuhan dan analisa pasar pelaku usaha,
maka tahap selanjutnya adalah pengelompokan barang/jasa. Hal tersebut dapat
dilakukan berdasarkan
Supply Positioning Model
(SPM). Dalam SPM, barang/jasa
akan dikelompokkan berdasarkan nilai pengadaan yang akan dilakukan,
dibandingkan dengan risiko ketersediaan barang/jasa di pasar. Pengelompokan
ini bertujuan untuk memberikan pertimbangan strategi pengadaan yang tepat,
untuk masing- masing kelompok barang/jasa.
SPM dibagi menjadi 4 (empat) kelompok yaitu
Routine
,
Leverage
,
Bottleneck
dan
Critical
, sesuai gambar berikut:
TINGGI
Risiko
pengadaan
RENDAH
Gambar Supply Positioning Model
a.
Kelompok
Routine
Adalah kelompok barang/jasa yang nilai pengadaan per tahunnya RENDAH bila
dibandingkan dengan total nilai pengadaan. Jika barang/jasa tersebut tidak ada
tepat pada waktunya, maka risiko/dampak terhadap penurunan kinerjanya
RENDAH. Barang/Jasa kelompok ini sifatnya umum, spesifikasi standar, mudah
diperoleh, penyedianya banyak, dan daya tarik penyedia biasanya RENDAH.
Contoh alat tulis kantor.
b.
Kelompok
Leverage
Adalah kelompok barang/jasa yang nilai pengadaan per tahunnya dibandingkan
total nilai pengadaan adalah TINGGI dan risiko/dampak terhadap penurunan
kinerja jika barang/jasa tersebut tidak tepat pada waktunya RENDAH.
Barang/Jasa kelompok ini sifatnya umum, spesifikasi standar, mudah
diperoleh, penyedianya banyak, daya tarik penyedianya biasanya TINGGI.
Walaupun nilainya tinggi, bukan menjadi prioritas dan dapat ditangguhkan
pengadaannya manakala terdapat prioritas yang lebih penting. Contoh: pengadaan
komputer untuk 600 orang pegawai.
c.
Kelompok
Bottleneck
Adalah kelompok barang/jasa yang nilai pengadaan per tahunnya dibandingkan
total nilai pengadaan adalah RENDAH dan risiko/dampak terhadap penuruan
kinerja jika barang/jasa tersebut tidak ada tepat pada waktunya TINGGI.
Barang/Jasa kelompok ini sifatnya khusus, spesifikasi umumnya tidak standar,
barang/jasanya tidak mudah diperoleh, penyedianya sedikit, barang/jasa
kelompok ini biasanya dilakukan oleh penyedia-penyedia yang mengkhususkan
diri dibidang tertentu, sehingga daya tarik penyedia biasanya TINGGI. Pengadaan
pada tipe ini, walaupun nilai rendah, akan menjadi prioritas utama untuk
3. Nilai pengadaannya relatif
rendah dan risikonya barang/jasa
akan sulit untuk diperoleh
"Bottleneck Items"
4. Nilai pengadaannya relatif
tinggi dan risikonya barang/jasa
akan sulit untuk diperoleh
"Strategic Products"
1. Nilai pengadaannya relatif
rendah dan risikonya barang/jasa
akan mudah untuk diperoleh
"Routine Products"
2. Nilai pengadaannya relatif
tinggi dan risikonya barang/jasa
akan mudah untuk diperoleh
"Leverage Products"
- 7 -
dilakukan pengadaan, manakala barang/jasa tersebut dibutuhkan. Contoh: suku
cadang yang hanya tersedia dari satu pelaku usaha karena terkait hak paten.
d.
Kelompok
Critical
Adalah kelompok Barang/Jasa yang nilai pengadaan pertahunnya dibandingkan
total nilai pengadaan adalah TINGGI dan risiko/dampak terhadap penurunan
kinerja jika barang/jasa tersebut tidak ada tepat pada waktunya TINGGI.
Barang/jasa kelompok ini biasanya dilakukan oleh penyedia- penyedia yang
mengkhususkan diri dibidang tertentu sehingga daya tarik penyedia biasanya
TINGGI. Jika barang/jasa kelompok ini tidak tersedia pada waktunya, akan
berdampak drastis pada penurunan kinerja atau dapat membuat kegiatan
terhenti. Penyedia kelompok barang/jasa ini merupakan perusahaan atau
profesional yang memiliki kompetensi dan spesialisasi khusus, sehingga memiliki
nilai paling tinggi dalam rantai pengadaan barang/jasa, seperti pabrikan,
distributor atau agen tunggal. Pada umumnya barang/jasa yang disediakan
merupakan bisnis utama penyedia. Pengadaan pada tipe ini, cenderung menjadi
prioritas utama, bukan karena nilainya yang besar dan berpengaruh besar
terhadap serapan anggaran, namun lebih kepada tingkat risiko dan kebutuhan
terhadap barang/jasa tersebut, yang menuntut untuk harus dijadikan prioritas
utama. Contoh: pengadaan seismograph (penambahan titik-titik pengamatan
baru) pada sistem peringatan dini tsunami, pengadaan radar cuaca untuk
menunjang keselamatan transportasi bandar udara.
Dengan mengetahui posisi barang/jasa terletak pada kelompok mana, akan
dapat ditentukan strategi yang tepat untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa
tersebut. Terkait dengan konsolidasi pengadaan, maka strategi pengadaan yang
dilakukan adalah mengarahkan barang/jasa agar masuk dalam kelompok
leverage
.
Namun dalam prakteknya, tidak semua kebutuhan barang/jasa dapat
dikategorikan ke dalam SPM. Organisasi dapat mengutamakan barang/jasa
dengan risiko pasokan/
supply risk
tinggi dan harga barang/jasa yang relatif
tinggi saja, dimana ketersediaan barang/jasa ini berpengaruh terhadap
operasional organisasi.
D.
Strategi Pengadaan
Setelah dilakukannya identifikasi kebutuhan, analisis pasar pelaku usaha serta
pengelompokan barang/jasa, maka dapat ditentukan strategi pengadaan yang
tepat. Strategi pengadaan merupakan cara terbaik yang dilakukan dalam
mencapai tujuan pengadaan barang/jasa, dengan memperhatikan prinsip-
prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah.
Untuk strategi konsolidasi pengadaan barang/jasa, dapat dilakukan
penggabungan kebutuhan dalam suatu paket pengadaan, yang dikelompokkan
antara lain:
a.
Pemaketan berdasarkan komoditas barang/jasa sejenis;
b.
Pemaketan berdasarkan kebutuhan rutin dan kebutuhan tidak rutin;
c.
Pemaketan berdasarkan lokasi pelaku usaha atau lokasi kebutuhan; dan
d.
Pemaketan berdasarkan kepentingan pemerintah dalam pengembangan usaha
kecil.